Como preparar seus funcionários para mudanças na empresa

Funcionários de todo o mundo relatam que grandes mudanças organizacionais estão afetando seus empregos. De transições e reestruturações de liderança, a fusões e aquisições, passando por mudanças regulatórias, parece haver uma constante inquietação na força de trabalho. Porém, de acordo com uma pesquisa elaborada com mais de meio milhão de funcionários dos Estados Unidos, quase um terço não entende por que essas mudanças estão acontecendo.

Pode ser prejudicial para qualquer empresa que esteja tentando implementar mudanças. O não entendimento dos funcionários acerca dessas modificações pode se tornar uma barreira para promover a apropriação e o comprometimento com as mudanças, podendo até mesmo resultar em resistência ou retrocesso. E a resistência dos funcionários em mudar é um fator determinante para o fracasso de muitas tentativas de transformação.

Executivos e aqueles responsáveis por liderar mudanças não podem assumir que os funcionários compreendem as razões destas. Você deve gastar tempo explicando as mudanças e por que elas são importantes. Com base na minha experiência dando suporte a iniciativas de mudança organizacional, há quatro aspectos-chave para ajudar os funcionários a entender a mudança, gerar comprometimento e, em última análise, contribuir para que ela seja bem-sucedida.

Inspire as pessoas por meio de uma visão envolvente para o futuro. Em tempos de incerteza, as pessoas estão passando por mudanças querem ter uma visão clara do caminho à frente. É importante compartilhar o que você sabe – incluindo o que está mudando, quando e como. Mas, para a maioria das iniciativas de mudança, também é útil começar com uma narrativa ou história que articule claramente o “quadro geral”, porque a mudança é importante e como afetará positivamente a organização a longo prazo. Isso deve servir de base para como você falará sobre a mudança no futuro.

Para ter sucesso, sua história precisa começar junto com a missão principal da empresa e, em seguida, oferecer uma visão de futuro convincente e inspiradora. Você quer responder: como as mudanças que faz hoje o ajudam a alcançar sua visão para o futuro?

Por exemplo, em 2017, nosso cliente FMC Corporation estava se preparando para adquirir uma parte significativa da área de Proteção de Cultivos da DuPont, o que transformaria a FMC na quinta maior empresa do mundo especializada nesse ramo. Como parte da sua história de transformação, desenvolveram uma campanha de comunicação interna unificadora chamada A natureza do amanhã, que articulou o raciocínio e a visão para a aquisição.

A campanha explicou como a FMC obteria um portfólio mais amplo de produtos, um maior alcance global e capacidade plena de P&D – tudo isso facilita a realização de suas aspirações em ajudar clientes a alimentar uma população crescente de maneira sustentável. Embora a integração ainda esteja em andamento, a campanha gerou entusiasmo pela aquisição entre os funcionários e até hoje é utilizada para comunicar a promessa da nova FMC.

Eventos relacionados a mudança são frequentemente incertos, instáveis, estressantes e arriscados. Mas um significado ou um propósito claro por trás da mudança fortalecerá sua causa. Se você puder articulá-lo de forma clara, os funcionários também construirão uma melhor compreensão da estratégia de negócios.

Mantenha os funcionários informados por meio de comunicados regulares. A comunicação sobre a mudança nunca é um evento único; manter os funcionários informados é algo que você terá que fazer ao longo de todas as etapas do processo de mudança. Estudos descobriram que a comunicação contínua é um fator determinante para o sucesso de uma transformação. Para decidir como será a comunicação, tenha em mente o seguinte:

Seja claro e consistente: todas as suas comunicações devem ser coerentes com a narrativa que você desenvolveu, reiterando a necessidade de mudanças e apresentando uma visão atraente do futuro.

Você não terá todas as respostas: muitas vezes, você não estará munido de todas as respostas que os funcionários procuram, o que gera ansiedade e incerteza. É importante se concentrar no que você sabe e ser franco sobre o que você não sabe. Se não tiver uma resposta, diga. Quando isso ocorrer, é importante que os funcionários saibam que você está comprometido em se comunicar de maneira aberta e transparente e que vai atualizá-los assim que souber mais.

Não se esqueça de articular “O que eu ganho com isso? ”: uma das frases mais importantes que você pode encontrar nas comunicações de mudança é “o que eu ganho com isso?”. Se os seus funcionários entenderem o que vão ganhar com a mudança, é mais provável que se comprometam e se apropriem da transformação. Deixar de articular “o que eu ganho com isso” só vai atrapalhar seus esforços.

Há alguns anos, apoiei as comunicações de mudança para a integração de duas empresas líderes em saúde animal. Um líder de uma delas era excepcionalmente bom em comunicar como cada funcionário se beneficiaria individualmente da fusão. E não falou apenas sobre novas oportunidades de emprego ou aumento de participação de mercado. Ele reforçou como a fusão levaria à cabo a paixão dos funcionários por manter os animais saudáveis, e como, juntas, as duas organizações poderiam oferecer soluções, produtos e tecnologias que não existiriam de outra forma.

Estimule líderes e gestores a liderar por meio da mudança. Para que as grandes transformações sejam bem-sucedidas, é preciso pedir aos funcionários que adotem comportamentos ou conjuntos de habilidades específicos. E quando os líderes seniores servem de modelo para as mudanças de comportamento, as transformações têm cinco vezes mais chances de darem certo.

Os líderes não precisam apenas estar equipados com informações e recursos, mas precisam se sentir confiantes para liderar em meio à mudança. Isso pode ser especialmente desafiador, pois os líderes se deparam com mais pressão para fornecer respostas melhores e apoiar suas equipes. Mas a forma como a sua liderança reage à mudança irá se espalhar e impactar os gestores, os quais, por sua vez, impactarão seus colaboradores e seu envolvimento.

Para capacitar líderes e gestores, os executivos e os protagonistas da mudança devem ajudá-los a entender os fundamentos desse processo: como ser um líder eficaz em tempos de mudança, como os indivíduos reagem e se comportam durante a mudança, e como lidar com barreiras ou áreas de resistência.

Recentemente, participei de uma reunião externa para um cliente que passava por uma grande transformação na sua organização de serviços compartilhados. Enquanto a grande maioria dos funcionários estava focada no motivo pelo qual a organização estava mudando e no que aconteceria, eles encontraram um tempo para treinar e aperfeiçoar líderes, os indivíduos que, em última instância, seriam responsáveis por conduzir a mudança.

Líderes podiam escolher entre treinamentos sobre diversos tópicos, incluindo como a automação e a inteligência artificial estão mudando suas empresas, como aplicar o Design Thinking para resolver problemas de negócios e os fundamentos do gerenciamento de mudanças. Por exemplo, durante as sessões de Design Thinking, pediu-se aos líderes que solucionassem problemas e desenvolvessem soluções relacionadas às dificuldades reais que os funcionários poderiam encontrar durante a mudança. Como resultado, os líderes saíram mais bem equipados para embasar o método pelo qual conduziriam a transformação.

Encontre maneiras criativas de envolver os funcionários na mudança. Ao planejar grandes eventos de mudança, é importante solicitar feedback e envolver as pessoas no processo. Isso ajuda os funcionários a se apropriarem da mudança e aumenta a probabilidade de que eles apoiem ou até mesmo lutem pela transformação.

Em preparação para a transação de Proteção de Cultivos da FMC com a DuPont, mais de 150 funcionários da FMC foram indicados pelos líderes para fazer parte da Rede de Campeões de Mudança. O grupo foi criado para responder a perguntas e estimular os funcionários e os colegas sobre o futuro da empresa. Foi um recurso essencial para os colegas de trabalho e serviu como um canal de feedback bidirecional para a liderança.

Outra maneira de envolver os funcionários e impulsionar o compromisso é reconhecer aqueles que estão abraçando a mudança e apresentando os comportamentos desejados. Por exemplo, um cliente novo queria conduzir uma mudança que tornaria a cultura mais aberta e transparente, e fazer com que os funcionários se engajassem com valores corporativos recentemente lançados. Como parte do lançamento, a empresa introduziu um novo prêmio para reconhecer os funcionários que estavam vivendo seus valores corporativos dentro e fora do trabalho. Os funcionários poderiam indicar seus pares e os vencedores seriam escolhidos por toda a organização e revelados em um evento voltado só para eles. Isso não apenas recompensou aqueles que eram modelos de mudança, mas permitiu que toda a organização se envolvesse no processo.

Ser capaz de liderar a mudança de maneira efetiva dentro de sua organização é crucial – e impacta sua cultura e seus resultados. As empresas que são altamente eficazes no gerenciamento de mudanças têm três vezes e meia mais chances de superar significativamente seus concorrentes no setor.

Assumir que os funcionários entendem as mudanças pelas quais sua empresa está passando prejudicará sua transformação. Então, da próxima vez que você estiver se aproximando de um projeto de mudança, pense em como você pode inspirar, informar, capacitar e engajar seus embaixadores mais poderosos – e conduzir com sucesso a sua companhia para o futuro.

Morgan Galbraith é gerente de mudança e engajamento de funcionários da Weber Shandwick.

Tradução por Antônio Carlos Costa Guimarães

Publicado por HBR

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